A hajóbérlés a hajó kiválasztásával kezdődik. Ehhez nem kell közvetlenül a chartercéghez fordulni, a Magyarországon működő ügynökségek közvetlenül képviselik a chartercégeket, s minden szükséges felvilágosítást meg tudnak adni a hajókról, az árakról és a vízterületekről.

A hajóbérlés a hajó kiválasztásával kezdődik. Ehhez nem kell közvetlenül a chartercéghez fordulni, a Magyarországon működő ügynökségek közvetlenül képviselik a chartercégeket, s minden szükséges felvilágosítást meg tudnak adni a hajókról, az árakról és a vízterületekről.

A kiválasztott hajó lefoglalása egy hajóbérleti szerződés aláírásával és 30-50 % foglaló lefizetésével történik. A bérleti díj hátralévő összegét általában a bérleti időszakot 4-6 héttel megelőzően kell fizetni. Figyelem! A bérlettől való elállás általában jelentős anyagi veszteséggel jár, a chartercég ugyanis stornoköltségre jogosult. A stornoköltség annál magasabb, minél közelebb van a bérleti időszak, az utolsó hónapon belül pedig már elérheti a teljes bérleti díjat. Ez érthető is, hiszen a hajó újbóli értékesítése egyre kétségesebb. Ha viszont ez mégis sikerül, akkor a tisztességes chartercégek a bérleti díjat némi költség levonása után visszaszolgáltatják.

A charterszerződés kizárólag a hajó bérletére szól, a hajó állomáshelyére való utazás egyénileg történik. Az állomáshelyen a flottát üzemeltető cégnél kell jelentkezni leadva a bérletet igazoló bérleti jegyet (vauchert), az utaslistát, az útleveleket és a hajóvezető jogosítványát. A hajóvezetőnek természetesen tengeri hajóvezetői igazolvánnyal kell rendelkeznie. Magyar képesítés esetén sokszor kérik a különálló rádiókezelői igazolványt is.

Általában helyben kell fizetni a hajóhoz tartozó extrákat (külmotor a gumicsónakhoz, spinnaker, GPS, autopilot, végtakarítás, víz- és gázátalány, stb.) és helyi adókat (permit, tranzitlog, stb.), bár annak megválasztása, hogy mi tartozik ebbe a körbe, a chartercég szíve joga. Egyre több cég ad alapárban “fullextrás” hajókat.

A hajó átvétele előtt letétbe kell helyezni a kauciót, ami nem más, mint a hajó CASCO szerződésében foglalt önrész.

A bérlő által okozott kár megtérítése a kaucióból, illetve annak összegét meghaladó károk esetén a CASCO biztosítás alapján történik. Ha a hajó visszaszolgáltatása az átvételkori állapotnak megfelelően történik, a chartercég a kauciót hiánytalanul visszaadja. A kauciót mindig le lehet tenni készpénzben, de egyre több helyen elfogadják a hitelkártyákat is.

Néhány chartercég kaucióbiztosítást is kínál, ennek összege általában a kaució 8-10 %-a. Egyes – külföldi – biztosítótársaságnál vízterülettől és chartercégtől független kaucióbiztosítás is köthető a hajóvezető nevére.

A hajó átvétele

A hajó átvételének időpontját a bérleti szerződés rögzíti, ez leggyakrabban szombat délután 17-18 órára esik. Nem érdemes órákkal korábban gyötörni a chartercéget a hajó átadása miatt, mert a hajók ritkán készülnek el hamarabb. Gondolni kell rá, hogy a chartercég csak aznap délelőtt vette vissza a hajóit az előző heti bérlőktől, s az apró-cseprő javítások, a takarítás, az ágyneműcsere, stb. mind időigényes feladat. Nem beszélve arról, hogy egyszerre akár több tucat hajót kell rendbe hozni néhány óra alatt. S a sok hajó körül néhányon mindig akad valami komolyabb javítanivaló is.

A hajót átadás előtt a chartercég alapjaiban már ellenőrizte, a víz alatti részeket általában búvár átvizsgálta. A bérlők jobb helyeken checklistát és egy átadás-átvételi jegyzőkönyvet kapnak kézhez. A mindkét fél által aláírandó jegyzőkönyvbe minden megjegyzést és megállapítást fel kell tüntetni.

Nem lehet eléggé kihangsúlyozni, hogy figyelmesen és tételesen kell a hajót a tartozékaival együtt átvenni, mert a jegyzőkönyv aláírása után már a bérlőé illetve a hajóvezetőé a teljes felelősség! Az összes gépészeti és elektromos berendezés üzemeltetését el kell sajátítani, és ki is kell próbálni azokat! Hasonlóképpen gondosan ellenőrizni kell a vízrendszer, s a WC-k működését is. Hiba vagy hiányosság esetén habozás nélkül szólni kell a chartercég képviselőjének.

Külön ellenőrizni kell a hajótestet, s az esetleges gélhibákat, meglévő sérüléseket feltétlenül írásban kell rögzíteni! Át kell vizsgálni a futó és állókötélzetet, kibontással kell szemrevételezni a vitorlákat, ponyvákat. Ellenőrizni kell a gumicsónak és külmotorja állapotát is.

Az üzemanyag tartályt a chartercég teli állapotban adja át, de ennek ellenőrzése sem felesleges!

A tartozékok közül feltétlenül át kell nézni a navigációs térképeket és a pilotkönyveket. Nem fordulhat elő, hogy csak útközben derül ki, hogy valamely útszakaszról nincs kielégítő információ.

Kötelezően ellenőrizendőek az egyéni és csoportos mentőeszközök.

Természetesen át kell nézni a hajópapírokat is. Valamennyi charterben lévő hajónak rendelkeznie kell hajólevéllel, vízhasználati engedéllyel, charterengedéllyel, kötelező felelősség- és teljes körű CASCO biztosítással. Behajózáskor a chartercég a kikötő kapitányság által lepecsételt utaslistát bocsát a bérlő rendelkezésére. A felsorolt dokumentumok bármelykének hiánya jobb esetben hosszadalmas magyarázkodást, rosszabb esetben súlyos (pénz)büntetést eredményezhet.

A hajóátvétel befejezése a jegyzőkönyv és a checklista aláírásával történik, s ezzel a felelősség a bérlőre száll. Nem szabad elfelejteni, hogy a hajó visszaszolgáltatásakor a hajó ellenőrzése a chartercég részéről legalább ugyanilyen alapos lesz.